Управување со време е процес на организирање и планирање како да го поделите вашето време помеѓу конкретни активности. Доброто управување со времето ви овозможува да работите попаметно – не понапорно – за да завршите повеќе за помалку време, дури и кога времето е тесно и притисоците се високи. Неуспехот да управувате со вашето време ја оштетува вашата ефикасност и предизвикува стрес.
Се чини дека никогаш нема доволно време во денот. Но, бидејќи сите добиваме исти 24 часа, зошто некои луѓе постигнуваат многу повеќе со своето време од другите? Одговорот лежи во доброто управување со времето.
Користејќи ги техниките за управување со времето можете да ја подобрите вашата способност за поефикасно функционирање – дури и кога времето е кратко, а притисокот е голем.
Доброто управување со времето бара важна промена на фокусот од активности кон резултати: да се биде зафатен не е исто што и да се биде ефикасен. Поминувањето на денот во ‘лудило на активности’ честопати доведува до тоа да се постигнува помалку, бидејќи го делите вашето внимание на толку многу различни задачи. Доброто управување со времето ви овозможува да работите попаметно – не понапорно – за да завршите повеќе за помалку време.
Во оваа статија ќе пишувам за тоа што е управување со време и ќе претставам техника и совети за како да почнете подобро да го менаџирате вашиот ден.
Што е управување со времето?
Управување со време се однесува на начинот на кој се организирате и планирате колку време трошите на одредени активности.
Можеби изгледа контраинтуитивно да се посвети драгоцено време на учење за управувањето со времето, наместо да го користите за да продолжите со вашата работа, но придобивките се огромни:
- Поголема продуктивност и ефикасност;
- Подобра професионална репутација;
- Помалку стрес;
- Зголемени можности за напредување;
- Поголеми можности за постигнување важни животни и кариерни цели.
Неуспехот да управувате со вашето време ефикасно може да има некои многу непожелни последици:
- Пропуштени рокови;
- Неефикасен работен тек;
- Лош квалитет на работа;
- Лоша професионална репутација и застој во кариерата;
- Повисоко ниво на стрес.
Поминувањето малку време за учење за техниките за управување со времето ќе има огромни придобивки сега – и во текот на вашата кариера.
Управување со време се дефинира како продуктивно и ефикасно користење на вашето време – но што е кога работите колку што е можно попродуктивно, а сè уште не можете да завршите сè? Можеби е подобро да размислите за управувањето со времето како комбинација од продуктивно работење и приоритет на вашето време.
Техники и совети
Поставување на приоритети
Со други зборови, луѓето кои се добри во управувањето со времето се добри во преземањето и извршувањето на работите. Меѓутоа, тие се, исто така, подобри во одредувањето приоритети и разработувањето на она што навистина треба да се направи – а потоа ги отфрлаат другите работи.
Тие можат да го направат тоа затоа што ја разбираат разликата помеѓу итно и важно.
„Итните“ задачи бараат го вашето итно внимание, но дали навистина ќе им го дадете тоа внимание зависи колку се важни.
Неизвршување на “важните“ задачи може да има сериозни последици за вас или за другите.
За секоја задача се пишува дали и колку е итна и важна. Поточно се пишува ‘матрица на приоритети’.
Користење на матрицата за приоритети
За да ја користите матрицата за приоритети, најдобро е да ги прегледувате вашите задачи на дневна основа.
Секој ден запрашајте се:
Која од моите задачи треба да се изврши во следните 48 часа?
Тоа се „итни“ задачи.
Од итните задачи, кои се поважни?
Добра идеја е да ги наведете вашите задачи по важност, наместо да им давате апсолутна разлика „важно/неважно“.
Од неитните задачи, кои се поважни?
Повторно, добра идеја е да ги наведете по редослед, наместо да им давате апсолутна дистинкција.
Сега користете ги одговорите на овие прашања за да ги распределите вашите задачи во полињата во матрицата за приоритети, следејќи ги овие правила:
Секое поле треба да содржи не повеќе од околу седум или осум задачи.
Започнете со полето „Направи сега“.
Од суштинско значење, не ги одложувајте итните или важните работи само затоа што се непријатни. Тие нема да бидат подобри за одложување.
Следно, погледнете ги помалку итните, но сепак важни задачи. Одлучете што ќе правите во врска со нив, а потоа закажете време во вашиот дневник за да ги направите или размислете да ги делегирате на некој друг.
Делегирајте ги итните, но полесни/помалку важни задачи.
Сега елиминирајте ги неитните и неважните задачи.
Конечно, направете ја работата. Започнете ја вашата листа „Направи сега“. Кога ќе ја завршите, преминете на закажаната работа или задачи.
Ако има повеќе задачи со кои можете да управувате во кој било квадрант, време е:
а) да направите некои;
б) да делегирате некои или
в) да елиминирате некои.
Редовното ‘прочистување’ на вашата матрица на овој начин ќе осигури дека можете да се фокусирате на она што навистина е важно и да продолжите со работата.
Запомнете, исто така, дека вие и вашето здравје сте важни. Само затоа што имате многу да направите не значи дека не е важно да вежбате, да одите на 10-минутна прошетка или да одвоите време за правилно јадење. Не треба да го игнорирате вашето физичко или ментално здравје во корист на повеќе „итни“ активности.
Што можете да направите ако важна задача постојано се наоѓа на списокот од помалку итни, но сепак важни задачи?
Прво, размислете дали е навистина важно. Дали навистина треба воопшто да го правите тоа или само си кажувавте дека треба да го направите тоа?
Ако навистина е важно, тогаш размислете да го делегирате.
Побарај совет или насока од Билјана Стојановска
Во работата користам интегративен пристап на работа, односно опфаќање на сите три аспекти од личноста на клиентот: тело, душа и дух, притоа земјаќи го во предвид и контекстот на индивидуалноста на клиентот (вредности, значења, ставови, потреби и цели), со цел подобрување на психофизичкото, социјалното и емоционалното функционирање.
Лични наспроти професионални приоритети
Што е со рамнотежата помеѓу личните и професионалните приоритети?
Постојат два начини за управување со ова:
- Вклучете ги и двете во истата матрица
- Користете две посебни матрици и одвојте посебни временски периоди за справување со секоја од нив
Навистина зависи од вас што ќе изберете – клучот е да го направите да работи за вас.
Матрицата за приоритети е клучна за да се даде приоритет на обемот на работа. Сепак, управувањето со времето е повеќе од само приоритизирање: исто така е да се биде во можност да се работи попродуктивно.
Постојат голем број други начини на кои можете да ја подобрите вашата ефикасност и продуктивност.
Чувајте уреден простор и околина
За некои од нас, нередот може да биде и вистинско одвлекување на вниманието и навистина депресивно.
Уредувањето може да ја подобри и самодовербата и мотивацијата. Исто така, ќе ви биде полесно да останете на врвот на работите ако вашиот работен простор е уреден и ако ги одржувате вашите системи ажурирани.
Врвен совет за средување
Создадете три купишта од вашите работи и дајте им име: чувајте, подарете и фрлете.
Чувајте, ако треба да го чувате за евиденција или да направите нешто со него. Ако е потребно дејство, додајте го во списокот со задачи.
Подарете, ако вие не го сакате, но некој друг можеби ќе може да го користи, и/или тоа е работа што може и треба да се делегира.
Фрлете (или рециклирајте) работи кои немаат никаква вредност за вас или за некој друг.
Користете листа „За да се направи“(To-Do list)
Без разлика дали се електронски или хартиени, списоците се добар начин да запомните што треба да направите и на прв поглед да видите што сте заборавиле.
Размислете да ги истакнете најважните ставки на некој начин и не заборавајте да ги тргнете работите од вашата листа кога ќе бидат завршени и/или веќе нема потреба да ги правите.
Изберете го вашиот момент
Сите ние имаме периоди од денот кога работиме подобро. Најдобро е да ги закажете тешките задачи за тие времиња.
Врвен совет: Користење на технологија за распоред
Некои луѓе сè уште претпочитаат да користат хартиен дневник и список со задачи – и тоа е во ред.
Сепак, за оние кои сакаат технологија, сега има многу достапни алатки кои ќе ви помогнат при закажувањето. Апликациите како Doodle, Calendly, Microsoft Bookings и Google Calendar може да ви помогнат да ја закажете својата работа, а исто така да закажувате состаноци со други.
Можете исто така да обезбедите однапред поставени места за состаноци за другите да резервираат состаноци со вас, чувајќи го остатокот од вашиот дневник скриен.
Ова ви овозможува да ги автоматизирате вашите состаноци, без да ја предавате контролата на вашето време на некој друг
Друга корисна опција е да имате листа на важни, но неитни мали задачи што може да се направат во тие непарни десет минути помеѓу состаноците: дали е идеално време да ја испратите таа е-пошта со потврдување на датумите за одмор?
Не одложувајте, туку прашајте зошто сте во искушение
Ако некоја задача е навистина итна и важна, продолжете со неа.
Меѓутоа, ако се најдете дека барате изговори дека не правите нешто, запрашајте се зошто.
Можеби се сомневате дали воопшто треба да ја извршувате задачата. Можеби сте загрижени за етиката или не мислите дека тоа е најдобрата опција. Ако е така, може да откриете дека другите се согласуваат. Разговарајте со колегите или вашиот менаџер, ако сте на работа и семејството или пријателите дома и видете дали постои алтернатива што може да биде подобра.
Не обидувајте се да извршувате повеќе задачи
Општо земено, луѓето не се многу добри во извршувањето на повеќе задачи, бидејќи на нашиот мозок му треба време да се рефокусира.
Многу е подобро да завршите една работа пред да преминете на друга. Ако треба да направите многу различни задачи, обидете се да ги групирате заедно и правете слични задачи последователно.
Останете смирени и чувајте ги работите во перспектива
Можеби најважното нешто што треба да се запамети е да останете смирени. Чувството на преоптовареност од премногу задачи може да биде многу стресно. Запомнете дека светот веројатно нема да заврши ако не успеете да ја постигнете вашата последна задача во денот, или оставете ја за утре, особено ако разумно сте поставиле приоритети.
Одењето дома, за да бидете способни за утре, можеби е многу подобра опција од исполнувањето на самонаметнат или надворешен рок кој можеби и не е толку важен.
Одвојте миг да застанете и да бидете набљудувач на вашиот живот и приоритети – може да откриете дека погледот значително се менува!
Доколку имате потреба, посоветувате се и со професионалец. Може заедно да креирате план за личен развој, да ја креирате матрицата или да поработите на други техники кои ќе ви помогнат во управување со времето.
Побарај совет или насока од Билјана Стојановска
Во работата користам интегративен пристап на работа, односно опфаќање на сите три аспекти од личноста на клиентот: тело, душа и дух, притоа земјаќи го во предвид и контекстот на индивидуалноста на клиентот (вредности, значења, ставови, потреби и цели), со цел подобрување на психофизичкото, социјалното и емоционалното функционирање.